Administração é Isso! #02

Por Danilo Arcanjo

Vamos inaugurar a série “Administração é Isso!” com o tema “tomada de decisão”, algo aparentemente tão simples, mas que é causa de muitos problemas gerenciais quando não reconhecido como prática gerencial.

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Antes de tudo, quero que fique claro que a tomada de decisão é inevitável, logo devemos assumir o controle da situação.

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Para começo de história tomar decisões puramente é diferente de um processo sistemático de tomada de decisão. Uma coisa é escolher suco de abacaxi ao invés de laranja. Outra coisa é ter em suas mão o dever de decidir continuamente sobre investimentos, contratações, metas, estratégias e etc.

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Um leigo em gestão possivelmente decidiria sobre o investimento em marketing de um modelo de celular que apresenta queda nas vendas, com o desenvolvimento de uma campanha em mídia. Um especialista analisaria o ciclo de vida do produto e descobriria que o modelo ja está em fase de declinio (já deu o que tinha que dar) e, portanto o recurso deve ser transferido para o contribuir no lançamento de um novo modelo.

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Onde está o segredo? Como tornar a tomada de decisão uma ferramenta de solução e não de problema?

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Não há segredo, pois o conhecimento está a disposição. Para que a tomada decisão seja uma solução basta entender o que há por traz da palavra final.
Se fossemos criar uma receita de um bom processo decisório, seriam necessários os seguintes ingredientes:

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  Pessoas com conhecimento nos processos e no ambiente que cerca a empresa, com senso crítico e compromisso com os resultados;
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  Objetivos claros definidos e conhecidos pelas pessoas responsáveis pelas decisões;
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  Definição do que deve ser decidido;
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  Informações confiáveis sobre o que será decidido;
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  Ambiente que proporcione concentração e minimize a possibilidade de interrupções.

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No modo de preparo teríamos os seguintes passos:
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  Reúna as pessoas, normalmente responsáveis pelos processos a serem decididos (produção, RH, etc) no ambiente de concentração, normalmente chamado de “sala de reunião”. É claro que para isso deve haver um agendamento feito com antecedência.
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  Inicie o procedimento enfatizando os objetivos da empresa e a importância das decisões a serem tomadas. Não se esquecendo é claro de pré-aquecer a reunião mencionando os itens definidos para a mesma.
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  Inicie uma objetiva apresentação e discussão das “informações confiáveis” priorizando a urgência das decisões. Na medida em que a discussão for evoluindo, acrescente a identificação das alternativas que produzam os efeitos mais satisfatórios de forma coerente com os objetivos e destaque os principais.
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  Para não desandar a massa crítica formada procure objetividade e conduza o processo para a etapa de consenso ou votação das alternativas.
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  Por fim, registre a decisão tomada em uma ata identificando a data, o responsável pela execução, o prazo e a assinatura dos presentes, afinal é uma obra de arte! Comunique e monitore a implementação (um erro comum é não comunicar e não monitorar a implementação, seria o mesmo que fazer o bolo e ao invés de comer jogá-lo no lixo).

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Bem, essa seria uma receita que serviria bem um grupo de pessoas, mas o princípio é o mesmo para porções menores.
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Olhando mais atentamente..
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Acho que deu para perceber que a tomada de decisão e a disponibilidade de informações estão intimamente relacionadas.
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Uma forma de sistematizar a tomada de decisão é condiciona-la a avaliação de desempenho da empresa, que por sua vez deverá ser subsidiada por meio de indicadores (informação). Estes fornecerão um posicionamento sobre o desempenho que dará condições para as decisões.
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Uma empresa com estratégias bem definidas é capaz de produzir decisões mais eficazes e eficientes do que a que não possui, além de minimizar os impactos da influência dos interesses pessoais dos decisores.
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A MAIS IMPORTANTE DAS DICAS!
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Decidir não é garantia de implementar. O processo só acaba quando termina. Entendido? Não?. Então entenda: TODAS AS DECISÕES DEVEM SER COMUNICADAS E IMPLEMENTADAS e para isso são necessários procedimentos específicos de comunicação e de acompanhamento das ações.
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DECIDA CONHECER, NÃO PERCA OS PRÓXIMOS CAPÍTULOS DE “ADMINISTRAÇÃO É ISSO!”